温泉旅館(佐賀県)フロント業務の自動化(RPA開発) 事例紹介

温泉旅館(佐賀県)フロント業務の自動化(RPA開発)

業種 温泉旅館(宿泊業)
エリア 佐賀県
対応前の状況 ・予約管理システム、勤怠管理システムを使用
・当日の予約管理、シフト作成などMicrosoft Excel(エクセル)を使った業務が多い
・備品発注はFAX
クライアントの要望 ・予約システムの入力を自動化したい
・印刷をクリックひとつでしたい
・エクセルからシステムへ自動入力させたい
・システムからFAX送信したい
など
提案までの過程 ・予約システム、勤怠管理システムはCSV対応
・予約サイトからのデータ取得が必要
・CSVやエクセル操作が多く、RPAの不得意分野
・FAX送信はVisual Basicで対応できる
・入力、クリック操作はRPAかVisual Basic
提案内容 ・クリック、入力などベースはVisual Basicを使用
・予約サイトの情報取得はWeb技術(PHP/Javascript)を使用
・CSV/エクセルはExcel VBAで対応
クライアントの声 ・業務が減った
・お客様サービスの向上
・人的ミスが減った
・新人教育が容易に

佐賀県の某温泉街にある老舗旅館のフロント業務について業務改善させていただきました。

チェックや把握しやすくするなど、人的ミスを減らすための工夫がされており、その分、業務が多くなっていました。
エクセルを使った手作業の業務と、並行してシステムで管理している為に手入力業務も多く、改善の余地が多く発見できました。

やり方や管理システムはそのままで、自動化をメインに業務改善を行う事で、導入コストも比較的掛からず大幅に業務改善することができました。

手作業とシステムの併用で効率の悪い業務 対応前の状況

予約管理システム

複数の予約サイトと契約しており、定期的にチェックを行って予約システムへの入力を行っておりました。
かなり時間を割いていたので、予約サイトと連動できる予約システムの新規導入や自動化といった対応が迫られていました。

当日の予約状況管理

システムの予約状況を紙に印刷して、当日の予約管理をおこなっていました。
予約システムの印刷が見にくく、当日予約の書き込みスペースがないため、一度CSVに出力した後にエクセルで開いて印刷をしていたため、面倒な作業となっていました。

宴会場の予約管理

宴会場の予約管理はエクセルで管理されており、後日、予約システムに入力してデータを保管されていました。
エクセルのすべての情報をシステムに入力するため、完全な二度手間となっており、改善の必要性のある業務でした。

備品の発注

備品発注は多くの業者に分かれており、それぞれの業者別に注文用紙の記入、印刷、FAX送信を行っていました。
毎日の業務で負担の大きな業務となっていました。

シフト管理

スタッフのシフト管理はエクセルで管理されており、最終的なものを勤怠管理システムに入力するようになっていました。
こちらもエクセル、システムの入力で二度手間になっており、大きく負担の掛かる業務となっていました。

全体的な業務の自動化 クライアントの要望

自動で予約管理

予約サイトの情報を自動で取得して予約システムに入力できるようにしたいとのことでした。
複数の予約サイトを自動で管理することで空き部屋も管理できるようになり、業務改善以外に予約効率の改善にも役立ちます。

予約状況の印刷の自動化

当日の予約を印刷するのをボタンひとつで行えるようにしたいとのことでした。
CSVへの出力からエクセルでの印刷を行っていましたので、手間のかかる業務を自動化することで、引き継ぎや他の準備に時間を割けるようになります。
必要な業務に支障が出ないように、使い慣れた独自のレイアウトはそのままで自動化を図ります。

備品(用土)発注一元化・自動化

旅館で使用する備品はその数も業者も多く、その発注業務を一元化し、尚且つ入力後のFAX送信までを自動化したい。
似たような備品であっても発注先が異なり別で管理されていたので、わかりにくく、効率の良い状態ではありませんでした。
業者別ではなく分類別で一括に管理し、発注書は業者別に出力、FAX送信を行うことで効率を改善し、人的ミスも減らせるようになります。

シフトの自動システム入力

エクセルから勤怠管理システムに入力していたものを、自動入力にしたいとのことでした。
実際に入力作業は時間がかかっており、 自動入力することで大幅な業務改善が見込めます。

CSV、エクセル操作が多い状況 提案までの過程

CSVでの入力

予約システム、勤怠管理システムはCSVでの入力ができるため、エクセルファイルからフォーマットに沿ったCSVに書き直すことで一括入力ができる

予約サイトの情報取得

予約サイトによってはAPIが準備されており、PHP(サーバースクリプト)で情報の取得が可能になっている。APIがない予約サイトはJavascriptを使ってブラウザ経由から取得する。

RPAは不得意

CSVやエクセルファイルの操作が多く、RPAが不得意とする分野が多い為、他の方法が良いと考えられる

FAX送信

FAX送信はVisual Basicが得意なので、CSV、エクセルの操作が得意なVisual Basicをベースに使うのが良いと思われる

RPAシステムとVisual Basic

システムの入力操作、クリック操作はRPAが得意とする内容だが、ビジュアルベーシックでも同様の開発が行える

ベースはVisual Basicで幅広く対応 提案内容

使用システム・言語

・Visual Basic
・PHP/Javascript
・Excel VBA

提案内容の詳細

・入力操作、クリック操作はビジュアルベーシックで開発
・予約サイトはPHPとJavascriptで取得→ビジュアルベーシックで入力
・CSVファイルの印刷はビジュアルベーシックで出力→VBAで印刷
・宴会場はエクセルVBAでエクセルファイルからCVSフォーマット化→ビジュアルベーシックで入力
・備品発注は入力用のエクセルファイルを作成→ビジュアルベーシックで業者毎にファイル分け→ビジュアルベーシックでFAX送信
・シフトはVBAでCSV出力→ビジュアルベーシックで入力
・定期的な稼働、毎朝の業務などまとめられる業務はまとめてビジュアルベーシックで稼働させる

業務改善からサービス改善まで クライアントの声

人的ミスの改善

自動化で工程が少なくなったことと、スタッフの判断が減ったことで、把握漏れや発注漏れ、ダブルブッキングなど人的ミスが大幅に減った

お客様への対応に余裕が生まれた

業務が減り、お客様への対応に時間をかけることができるようになり、また、スタッフひとりひとりがより良いサービスを考えるようになった。

新人教育の改善

業務が減る事で新人教育も改善された。接客教育に時間を割けるようになったため、全体的なサービスの底上げができている。

業務の標準化

業務の個人差が少なくなり、未経験の新人でも即戦力となるケースが増えてきた。
経験の長いスタッフしかできなかった業務も減り、業務の偏りも少なくなった。

サービス向上へ繋がる90%以上の業務改善 まとめ

改善のご要望をいただいていた業務に関しては、90%以上の業務改善が実現できました。
RPAでは対応が難しかった業務が多々ありましたが、Visual Basicを中心にWeb技術(PHP/Javascript)、Excel VBAを使うことで、ご要望に100%応えられたのは、弊社、クライアント共に喜ばしい結果となりました。
また、RPAの導入費が掛からず、導入費用を半分以下に削減できたことにクライアントも非常に喜んでいただけました。

今後は、サービス向上の為の改善を行っていきたいというのがクライアントの希望で、電話と顧客情報の連動や常連客の過去のご要望を瞬時に表示できるようにするなど、売上管理・顧客管理システムの改善で、より良いサービスへのお役に立てる提案を準備しています。