小売店(長崎県)における業務の自動化 事例紹介

小売店(長崎県)における業務の自動化

業種 小売店
エリア 長崎県
対応前の状況 ・インターネット上(ECサイト)での販売
・商品の在庫を実店舗用とECサイト店舗用で別々に管理
・商品保管倉庫で商品の廃棄処理記録を付けていない
・本社・実店舗・商品倉庫の情報連携は電話やFAX、メールで行っている
・それらの情報を本社で自作エクセル表に入力して管理
クライアントの要望 ・ECサイトでの売上げ情報をローカルのシステムに自動入力したい
・実店舗・EC店舗の売り上げと、それぞれの店舗の在庫数・出品数の情報を連動させて本社にて一元管理をしたい
・商品保管倉庫にある商品の仕入れ数や出荷数、廃棄数を把握して本社と情報の連携を行い、在庫の正確な数値を把握して販売の機会を逃さないようにしたい
・自作エクセル表を作成した者が退職しており編集作業が出来る者がいなく、担当者以外が使用するには少々使いづらいので入力作業を誰でもできるようなシステムが欲しい
提案までの過程 ・商品販売情報はECサイトのAPI、またはブラウザの操作で取得してVB.Netで入力できる
・販売・在庫管理ソフトを導入し、実店舗と・EC店舗・商品保管倉庫の三か所の出品数や在庫数といった情報を一元管理する
・商品保管倉庫と本社での情報共有を密に行い、商品の廃棄数や商品の仕入数、出荷数の情報を連携し正確な数値を把握し売り越しや売り逃しを避ける

提案内容 ・VisualStudio(VB.Net)
・SQLServer
・インターネットVPN
クライアントの声 ・ECサイトの売り上げをシステムで管理することにより発送漏れや発送遅れが減少した
・販売・在庫の一元管理により売り越し・売り逃しが減少した他、作業時間の大幅な短縮が出来たので別の作業にリソースを割くことができるようになった
・廃棄数や仕入れ出荷情報との連動ができ、普段の商品管理が楽になり棚卸にかける時間も減少した

長崎県にある小売店の業務について業務効率化・自動化の提案をさせていただきました。
今回のお客様は実店舗での販売とECサイトでの販売を行い、商品の管理に関しては専用の倉庫を本社から少し離れた別の場所に借りて行っておられました。
販売情報や在庫情報、さらに顧客情報の管理を自作のエクセル表で行っていた為、入力作業に時間を取られ、ご担当者様の大変な負担となっていました。
その他には商品管理倉庫の情報と本社との情報連携不足等、改善の余地が多数発見できました。
これらを踏まえて、ECサイト・実店舗・商品管理倉庫の三か所での在庫や商品の管理を連携・一元化し、ECサイトの出品数の管理や売り上げ情報を取得し在庫数変更を自動で行い連携できる基幹システムの導入、商品売り上げ情報と顧客情報をデータベース化し管理運用しやすくするといった業務改善をすることができました。

手作業とシステムの併用で効率の悪い業務 対応前の状況

商品の在庫把握

実店舗での販売とECサイトとの在庫状況・出品状況の確認を定期的に行い、それぞれの在庫数を合わせ、出品数を変更する作業を手動で行われていました。

売上・顧客情報の管理

自作のエクセル表で管理を行っている為他の方では入力が難解だったようで、店舗や倉庫からの電話やFAX、メールの情報を一人のご担当者様がすべて入力するという流れになっていました。

製品倉庫との連携

製品倉庫にある商品の廃棄の管理を行っていいなかったので、在庫数が足りなくなることなどが多々あり、仕入れ出荷に関しても店舗との連携がうまくできていませんでした。
先入れ先出しといった在庫管理には必須の事項も徹底されていなかったので、製品廃棄率が少々高いように見受けられました。

全体的な業務の自動化 クライアントの要望

負担を減らしたい

「従業員の負担を減らす事を第一に考えたシステムを導入してほしい。」とのお客様からのご注文でした。
今回の案件では入力作業並びに確認作業をどこまでシステム化できるかを最重要事項とし、実店舗及びECサイトの在庫・売上・出品管理を弊社開発の基幹システムでAPI接続にて連携し販売・在庫管理を一元化し、売り越し売り逃しといった損失機会をいかに減らすかを考慮した上で自動化を図ります。

管理作業の分担化・情報のデータベース化

自作エクセル表での管理という性質上、表を作成した者以外では編集が難しく、使いにくくなってきた。
さらに担当者一人に入力を任せきりになっているので他の者でもわかりやすく簡単に誰でも使用できるシステムが欲しいとのご注文でした。
簡素化し入力方法をわかりやすくしたインターフェイスにすることにより、直感的に理解でき、ごく短時間の指導で誰にでも扱える入力フォームを持つシステムを作成します。
顧客情報、売り上げ情報をデータベース化することにより情報が整理され、過去の売り上げデータや、顧客情報の検索や確認といった作業が容易になります。
売上データの情報からは、今何が一番売れているのかといった情報分析を行い、需要予測をたてることにより売り上げの損失を減らす事が可能です。
お客様の情報を管理することによって、イベント情報やセール情報等のダイレクトメールを特定のお得意様だけに送信するといったことも可能となります。

倉庫内商品の把握

商品の受入や発送、廃棄や返品処理、棚卸等の倉庫内での在庫把握作業を簡単且つ確実なものにしたいとの倉庫管理担当者様からのご要望でした。
在庫管理は大雑把に言って、商品数を把握してその数値を記録するという流れになりますが、数値を記録せずに「あと大体何個ある。」で管理されている方も多数います。
入出庫に応じてリアルタイムに在庫情報の更新が行われていない場合には、在庫の有無を瞬時に判断することは容易にはできません。適切な管理によってのみ売り逃しといった機会損失を減らす事が出来ます。
消費期限のある製品も扱っておられるようでしたので、先入れ先出しを徹底し製品ロスを減らす為にPC入力が苦手な方でも直感的にわかりやすい入力フォームを持つシステムを作成します。

基幹システムを導入し一元管理 提案内容

使用システム・言語

VisualStudio(VB.Net)
SQLServer
インターネットVPN

提案内容詳細

ECサイトの売り上げ情報や現在の出品数をAPIによって取得しVB.Netにて作成した基幹システムに自動で取り込み管理。
設定した出品数を下回るとアラート発報やメール通知でお知らせ商品の在庫数が変更されると基幹システムがECサイトと連携し出品数の自動変更。
店舗毎の在庫管理・売上管理を基幹システムで一元管理商品保管倉庫と本社をVPNで繋ぎ、廃棄を行った商品数や仕入れ・出荷等の情報をリアルタイムで連携することにより欠品や過剰在庫を防ぐ。

業務改善からサービス改善まで クライアントの声

人的ミスの改善

自動化で工程が少なくなったことで、ECサイトの売り上げの発送漏れや発送遅れなどの人的ミスが大幅に減った。

在庫管理の効率化による効果

販売・在庫の一元管理により売り越し・売り逃しが減少した他、作業時間の大幅な短縮が出来たので別の作業に時間を当てられるようになった。

情報のデータベース化

情報のデータベース化により売り上げ情報の検索が楽になったので、売れ筋商品等の分析等が容易になり売り上げが伸びた。

在庫数の把握

廃棄数や仕入れ数などを把握し、倉庫の在庫管理を正確に行えるようになり棚卸にかける時間も減少した。

負担を減らす業務改善 まとめ

今回の案件は、「従業員の方の負担をいかに減らすか」を念頭に置きシステム開発・環境構築を進めて参りました所、お客様に大変満足いただける結果となりました。
今回自動化・効率化を行った業務以外もいずれは自動化していきたいとのことでしたので、今後機能の追加や拡張といったご要望があった時でもスムーズに導入できる形にしております。
お客様には、さらなる業務改善及び売上向上に繋がるようなシステムを提案できるように努めていきたいと考えております。