設計会社(福岡県)の導入済みテレワーク環境の再構築 事例紹介

導入済みテレワーク環境の再構築

業種 測量関連業
エリア 福岡県
対応前の状況 ・メールや電話での作業の指示、完了報告
・作業成果はアップロードサイトにてやり取り
・作業進捗の報告は業務開始時、正午、業務終了定時の3回
・進捗管理は各工程の責任者がそれぞれ管理して総括責任者へ報告
クライアントの要望 ・作業指示や完了報告の履歴が一目で把握できるようにしたい
・作業者間の複数人でリアルタイムにやり取りしたい
・作業成果をリアルタイムで共有したい
・進捗状況を同じ工程の作業者間で共有したい
・全体の責任者が作業者全員の進捗を把握したい
提案までの過程 ・低コストでの実現のために既存ソフトフェアの使用を検討
・スムーズに環境移行を行うために、できる限り少ないソフトの組み合わせにて実現化
提案内容 ・各作業者間のやり取り、進捗状況の把握にビジネスチャットソフトChatworkを導入
・画面共有での指導、詳細状況把握のためにリモートデスクトップソフトTeamViewerを導入
・社内のファイルサーバーにアクセスするためにSoftEherVPN(インターネットVPN)を導入
クライアントの声 進捗や作業者を確認する手間がなくなった
次の指示を的確に出せるようになった
作業者のモチベーションが上がった

新型コロナウイルスの影響で急遽テレワークを実施することが決定したクライアント。
電話、メールでのやり取りやアップロードサイトを活用し、テレワークを実施してきたが、
作業効率の悪化や社員の状況把握がうまくいかない等の問題が発生したため、弊社へ環境再構築のご依頼を頂きました。
自社システムの開発を行わず既存ソフトウェアの組み合わせにての構築をご希望でした。
適切なソフトウェアの組み合わせによりテレワーク環境が劇的に改善されたとの評価を頂いた案件です。

急なテレワーク実現のため最低限の環境構築 対応前の状況

ファイル共有方法

総括管理者一人のみが出社し、社内のファイルサーバーにあるデータをアップロードサイトにアップロードした後、各担当にダウンロードさせて作業をさせていました。

管理者・作業者間のやり取り

管理者と各作業者の指示・報告等のやり取りはメールと電話で行い、各作業者間では基本的に連絡を取り合っていないため、お互いの作業内容を把握できていない状況でした。

進捗状況の把握

進捗の管理は各工程の責任者が行い、総括責任者へ報告という方法を取っていました。
管理者は日に3度の定時報告と、作業完了時の報告により各作業者の進捗を把握していました。

部下への教育・指導

未経験の状況へ直面した際に、上司から部下へ電話やメールにて指示や説明ができるものに関しては指導を行ってきたが、説明が困難なものに関しては上位のスキル保持者へ作業を流して対応していたため、スキル上位者への負担が大きくなり、部下の成長への障害ともなっていました。

価格を抑えてのテレワーク環境の再構築 クライアントの要望

低予算での再構築

現在の環境でのテレワークにより作業効率の低下は明らかだが、テレワーク自体を今後継続して行うかが不透明なため自社システムの開発等は行わずに、できる限り低予算でより効率的な環境構築を行いたいとのことでした。

成果ファイルの共有化

各作業者が作成した成果ファイルをアップロードサイトを介すことなく社内のファイルサーバーへ送りたいとのこのでした。
これにより、アップロード時のミスの削減やアップロード、ダウンロード時間の削減、最新バージョンの把握を容易に行えるようになります。

完了済タスクの完了時間、担当者の把握

管理者が完了した作業への内容等を確認する際、過去の完了報告メールを検索して作業者に連絡、確認しているが、一目でわかる形で完了したタスクを管理したい。

画面共有による教育・指導

電話やメールにて説明が困難な状況の場合、上司が部下のPC画面を実際に操作しながら説明できる手段が欲しい。
また逆に部下に上司のPC画面を閲覧させて実際の手順、成果を確認させたいとのことでした。

既存のソフトを活用し低予算での環境構築 提案内容

使用システム・ソフトウェア

Chatwork
TeamViewer
SoftEherVPN

提案内容の詳細

低予算での構築希望のため、システムの開発は行わず、既存ソフトの組み合わせにのみよる環境構築
組み合わせの種類をできる限り抑え、導入後に馴染みやすい環境へ
VPN環境構築により作業者の自宅PCにデータを残さない
チャット機能を活用し各作業者間で頻繁にコミュニケーションを取れる環境の構築
Chatworkにて作業進捗を管理し、総括責任者の全工程の把握、各作業者間の進捗状況の相互把握を実現する
Chatworkのタスク管理にて完了済みのタスクの作業者、完了時間の管理を行う
リモートデスクトップソフトTeamViewerにて画面共有での指導や、文字や言葉での説明が難しい状況の把握を補助

システム導入後の改善状況について クライアントの声

進捗把握の改善による指示の最適化

各作業者の進捗を把握しやすくなり、管理者は次の工程の割り振りや担当、作業内容をより的確に指示できるようになった

モチベーションの向上

お互いの進捗状況を把握できるようになったことや、チャットによるコミュニケーションにより、テレワークでの孤立感が解消され各人のモチベーションが向上した。

正確な情報の伝達

メールや電話での1対1でのやり取りからチャット会議での複数での相互伝達となったため、指示の行き違いが軽減された。
また、チャットの履歴を見ることで誰が、いつ、何を指示、発言したかの確認ができるようになった。

正当な評価への基準

管理者は、完了タスクの作業者や完了時間が履歴として明確に管理できることにより、不明点などの問い合わせを容易にできるようになった。
また、各人の作業量、内容が管理しやすくなったため、評価の基準として活用できるようになった。

手間の削減

アップロードサイトへのアップロード・ダウンロード時間が削減できた。
また、アップロードに時間がかかってしまうために、自分でやっていたちょっとした作業を部下に振れるようになった。

セキュリティーの改善

成果ファイルを各作業者の自宅PCへ残すことがなくなったため、情報漏洩の心配が軽減した。

「テレワーク」環境への改善 まとめ

アップロードサイトへのアップロード・ダウンロード時間が削減できた。
また、アップロードに時間がかかってしまうために、自分でやっていたちょっとした作業を部下に振れるようになった。
テレワークの実施が急遽決定したため、急場でメールと電話、アップロードサイトを活用してのテレワークを行っていたクライアント。
テレワークをいつまで継続していくかも定まっていない状況でのお話でした。
本格的なシステム開発での導入ではなく、現況の改善を低予算で実現してほしいとのご要望でしたので、既存のソフトウェアの組み合わせにより、テレワークの環境を再構築いたしました。
クライアントの想定予算内にて実現が出来、現在のテレワークにおける不満や不安を解消できたとご満足いただけました。
通常業務の再開後もテレワークの環境は残して併用できる形を検討したいとのことです。