飲食店(福岡県)の発注業務、在庫管理、その他業務の効率化 事例紹介

飲食店(福岡県)の発注業務、在庫管理、その他業務の効率化

業種 飲食店(居酒屋)
エリア 福岡県
対応前の状況 ・日々の発注業務はFAXや電話、メールで発注
・月次や年度末の棚卸業務をエクセル入力及び現物確認にて行い標準化されていない
・間接業務に多大な時間を要し管理者がホールやキッチン業務に携わることが難しい
・勤怠管理は従業員のタイムカードからエクセルへ手入力にて管理。
クライアントの要望 ・発注業務を統一化及び簡素化したい
・在庫管理、棚卸業務を簡素化し業務時間を削減したい
・管理責任者の間接業務を削減したい
・勤怠管理をシステム化し一元管理したい。
提案までの過程 ・発注業務は現物在庫確認後の電話・FAX及びメールにて対応している
・在庫管理がエクセル管理の為、棚卸業務に時間を取られている
・管理責任者の間接業務が過多で重複作業も多数ありムダな作業が発生している
・勤怠管理が一元化されていなく従業員の作業にムラがある。
提案内容 ・基幹システムを作成し、発注、在庫管理、勤怠管理をこのシステム内で完結させる
・発注業務はシステムの在庫管理と連動し効率化
・棚卸業務はシステムの在庫管理と連動し一括棚卸を実現し簡素化
・勤怠管理はシステムに移行し一元管理とする
・管理責任者が行っている間接業務を分析。効率化可能なもの、不要なものを選定し最適化
クライアントの声 ・手入力が少なくなったことで在庫切れや発注漏れがなくなった
・棚卸業務の作業時間が削減できた
・お客様への対応やホールやキッチン作業に時間をかけることができるようになった
・業務の平準化に繋がった

福岡県の繁華街飲食店の在庫管理、発注業務をメインに、その他システム化が可能な業務について検証、改善させて頂きました。
お店は人気店で繁盛しており、ホール、キッチン共に忙しく、在庫管理や発注業務に手が回らないと仰っていました。
在庫管理や発注業務はエクセルで管理されていた為、効率化やシステムへの移行が容易な状態であることが分かり業務改善の焦点としました。
在庫管理や発注業務は基幹システムへ移行。現状のエクセル入力はボタン操作に変更し、フォーマットはそのままで半自動化を実現。
業務改善の結果、発注業務、在庫管理が容易になり業務時間を削減することができました。
また、管理責任者の間接業務を大幅に削減することが出来、お店全体の業務改善に繋がりました。

統一化されていない発注業務、手入力による重複作業 対応前の状況

発注業務

発注業務は電話・FAX及びメールにて対応。統一されていない為、発注履歴や納期を最終的にエクセルへ手入力。
発注件数が多くなると確認時間が増え業務を圧迫しておりました。
担当者が決まっておらず、誰でも入力可能な状態でセキュリティーにも問題がありました。

在庫管理

在庫管理はエクセルで管理しており、入力漏れや在庫の差異が散見されました。
また、ホールとキッチンでのやり取りがうまくいかず調理品が重複し、
在庫切れや原料不足を危惧する場面が想定されました。

管理責任者の間接業務

手入力作業や重複作業が多い為、管理責任者の間接業務が膨大になり、
ホールやキッチンへの配慮が出来なくなりお店全体の雰囲気を管理者が把握しづらいとのことでした。

勤怠管理

エクセル管理の為、見える化が進んでおらず従業員の業務にムラがあり、
一週間先のシフトも決まっていない状態でした。

発注業務、在庫管理の効率化、勤怠管理システムの導入及び間接業務の削減 クライアントの要望

発注業務の統一化

発注業務を統一化したいとのことでした。
発注業務を基幹システムへ移行し一元化する事で発注ミスや在庫切れを無くすことができます。
また、在庫管理と連動し発注点の設定や未来在庫の予想も可能になり、最小限の作業で業務を
終えるように効率化を進めます。
基幹システムへユーザーログイン機能によるシステム使用権限を付与することで
セキュリティーを強化します。

在庫管理の一元化

適正在庫の把握と原材料の在庫管理を実現させたい。
在庫管理をエクセルから基幹システムへ移行する事で発注点の設定や適正在庫の把握容易になります。
また、未来在庫予測による繁忙期等で在庫切れを起こさないようなシステムを構築します。
月次等の棚卸作業もシステムへ組込み、作業時間削減を図ります。

間接業務の削減

管理責任者の間接業務が多い為、効率化を図りたいとのことでした。
エクセルでの毎日業務が標準化されている為、VBAを活用し半自動化を進めます。
本部への資料作成等もボタン操作で可能にし、コピー&ペースト作業を削減します。

勤怠管理のシステム化

現状のエクセル管理を廃止してシステム化したい。
勤怠管理を基幹システムへ組込んで別システムを立ち上げることなく管理が行えます。
各従業員の勤怠状況を見える化し状況把握を容易にします。
シフト表の作成、休暇や給与計算機能等を組込み一元化可能なシステムに。

基幹システムの開発及びVBAで半自動化 提案内容

使用システム・言語

・VisualStudio(VB.NET)

・Excel VBA

提案内容の詳細

基幹システムをVisualStudio(VB.NET)で開発

 ①発注業務

  現在の在庫状況をシステムで把握し発注点に到達した場合、アラートを発報。
  設定した項目をボタン一つで発注。
  発注状況や納期などの一覧表を表示し一目で分かるように。

 

 ②在庫管理

  システムで在庫を一元管理し、棚卸業務を効率化。
  未来在庫を設定し繁忙期等での在庫切れを防止。
  原材料の在庫管理を追加し、歩留り管理を容易に。

 

 ③勤怠管理

  従業員の勤怠管理を基幹システムにて管理。
  シフト表作成機能や勤怠状況一覧を表示し一目で分かるように。
  残業時間の把握や有休休暇残数など勤怠管理に必要な項目を整備。

管理者の毎日業務をExcel VBAにて簡素化及び自動化

 ①重複した入力作業を一括自動入力できるように最適化。

 ②PDFへの変換作業を自動化。

 ③帳票などの印刷物を一括印刷。

 ④本部への報告メールを半自動化し作業時間を削減。

発注業務から勤怠管理までシステム操作で実現 クライアントの声

発注業務の簡素化

発注業務がボタン一つで可能になった為、大幅な作業時間短縮になった。
入力作業が減った為、発注ミスも無くなり他の作業に時間を割くことが出来るようになった。
発注業務が統一化された為、教育が容易になった。

在庫管理、棚卸業務の作業時間削減

適正在庫を把握する事ができ在庫切れのリスクが無くなった。
月次の棚卸作業が簡素化され作業時間短縮になった。
原材料の在庫を管理することで歩留り向上に繋がり経費削減になった。

間接業務の削減

毎日作業を半自動化する事で資料作成や入力作業が容易になった。
管理責任者の間接業務を削減することでホールやキッチンでの補助作業が可能になった。

勤怠管理の一元化

勤怠管理をシステム化することで従業員の勤怠管理が容易になった。
勤務状況を把握すること従業員の業務平準化に繋がった。

まとめ

完全にシステム化するのではなく、使用しているエクセル等を利用しての業務の効率化、自動化を図り、ネックとなっている部分をシステム化したいとのご要望でした。
後に完全システム化も検討しているとのことだったので、将来システム化の際に移行がスムーズにいくような環境を構築致しました。
今後はWebサイトとの連動や顧客管理を新たに連動し、集客分析や売上分析も検討したいとのことで、
さらなる業務改善及び売上向上に繋がるようなシステム開発を進め、より良い提案をできるように努めてまいります。