不動産仲介業社(福岡市)のホームページ運営の業務自動化(RPA)と接客業務の効率化 事例紹介

不動産販売(福岡市)のホームページ運営に関する業務の自動化と接客業務の業務効率化

業種 地域密着型の不動産販売業・不動産仲介業
エリア 福岡県福岡市
対応前の状況 ・毎日10件から30件ほどの物件をホームページへ登録
・物件登録に使用するCSVの変換を手作業で行っていた
・CSVに掲載されていない物件情報を全て手作業で入力していた
・小中学校や観光スポットなどの近隣情報ページと物件情報ページに手入力でリンクを貼っていた
・ホームページの会員機能と顧客管理システムが別に管理されていた
クライアントの要望 ・ホームページの物件登録を簡素化したい
・CSVは自動で変換したい
・CSVに掲載されていない情報の入力を簡素化したい
・近隣情報と物件情報を自動でリンクを貼りたい
・ホームページの会員機能と顧客管理システムで連動するか、顧客管理をホームページ側で統一したい
提案までの過程 ・レインズの情報からCSVに変換できるシステムが組まれているが、ホームページのCSVのフォーマットと一致せず、変換させるシステムが必要
・SEO対策の為に物件情報はすべて手入力されているが、テンプレートを作っての選択形式と手入力の両立でSEO対策にも支障ない方法が取れる
・物件情報に大まかな住所は記載されているため、近隣情報との関連付けができる
・ホームページの会員機能に閲覧履歴機能とカルテ機能を追加することで、統一化に加えて顧客の要望の可視化も行えるがその他の業務との連動性に問題が出る
・RPAとPHPを使ってCMSの会員情報を顧客管理システムに取り込むこともできるが、閲覧履歴などは取り込んでもホームページを確認することになる
提案内容 ・CSVの変換はExcelVBA(エクセルマクロ)での変換システムを開発
・物件情報のテンプレート機能はPHPにて作成
・近隣情報と物件情報の関連付けをPHPで実装
・ホームページの閲覧履歴機能と付け、PHPとRPAで会員情報が見れるページURLを顧客管理システムに登録し、顧客管理システムからすぐにアクセスできるようにした
クライアントの声 ・毎日の物件登録に4時間ほどかかっていたが、1時間で行えるようになった
・接客時に顧客の閲覧履歴が見れるようになり、物件案内までの時間も省けるようになった
・閲覧履歴から似た物件を紹介できるのは顧客満足に繋がっている

福岡市の中古不動産の販売を中心とした不動産会社様で、自社管理物件だけでなく、レインズに掲載されている物件の紹介も行われており、ホームページにレインズの物件情報を掲載されています。

一日の半分が物件登録作業 対応前の状況

1年ほど前にホームページをリニューアルされており、システムなどは新旧が入り乱れる形で業務を行われていました。
SEO対策でリニューアルされたとのことで、アクセスはアップしているのですが、フォーマットが違ったり、入力作業が増えたりと、リニューアル前から比べて業務が増えてしまっていました。

レインズの物件情報の登録

レインズの物件情報の取得に使っているシステムが、ホームページのリニューアル以前に使っていたシステムで、現在のCMS(ホームページを管理するシステム)とフォーマットが合わない為、手作業で変換を行っていました。
そのシステムを使用して、物件情報が入ったCSVをPC内にダウンロードまではできますが、毎回エクセルで開いて列の変換とセル内の文言の修正・移動など、手間をかけて、ホームページ側のCSVフォーマットへの変換され、CMSのインポート機能を使ってホームページに取り込まれていました。

物件情報の追加入力

レインズの物件情報だけでは情報が足りない為、校区の設定やアピールポイントの入力、近隣施設、画像などの設定を行われていました。
校区は予め登録できるものなのでチェックを付けるだけのものですが、1件1件、住所と照らし合わせていく必要があるため、思いの外時間を取られていました、
近隣施設情報も予め投稿記事として登録されておりますが、これを関連付ける機能がなく、「HTMLをコピーペーストして修正を行いリンクを貼る」といった作業を強いられており、また、反対に近隣施設情報から物件情報へのリンクもあるため、1件1件対応されるのに時間がかかっていました。
アピールポイントは箇条書きなので比較的短時間で書けるようになっていますが、物件の特徴をひとつひとつ調べて考えて書く必要があるため、こちらも時間のかかる作業となっていました。

顧客情報

ホームページの物件には会員限定の物件が多くあり、会員登録されている顧客が殆どですが、ホームページの会員機能にカルテ機能(メモの入力など)がないため、顧客管理システムで管理されておられました。
ホームページの会員機能では、会員がご自身の要望などを設定することができるようになっていますので、商談時は顧客システムとCMSの会員情報の両方を見ながら接客することになっていました。

物件登録の時間を短縮させたい クライアントの要望

ご要望は、大きく「物件登録業務に掛かる時間を短縮したい」「顧客管理を一元化させたい」の2種類です。

CSVは自動で変換したい

ダウンロードされたCSVファイルをホームページのCMS用に変換する作業を自動化されたいとのことでした。
初めはホームページのCMSに合ったCSVファイルがダウンロードできるように、新しくシステムを開発することを考えられていたようですが、自動化の方が安く済むならその方がいいとのご要望でした。

物件情報の追加入力を簡素化したい

校区の設定やアピールポイントの入力、近隣施設、画像など、レインズには掲載されていない情報を1件1件登録されていますが、これを短時間でできるようにできないかとのご要望でした。
物件登録にかかる時間の殆どがこの作業で、ホームページのCMSもSEO対策において付加価値のある機能を付けていたのはいいのですが、その業務に掛かる時間までは考慮されておらず、手間の掛かる作業となっていました。

顧客管理を一元化させたい

ホームページの会員機能には、会員の要望が入っているので商談時にも活用されますが、メモを残す機能がなく、顧客管理システムを使ってメモを残して対応されており、CMSの会員機能と顧客管理システムとで情報を共有したいとのことでした。
CMSの会員機能と顧客管理システムとで関連性を持たせていないので、商談時に両方のシステムで顧客情報を探す必要があり、お客様を待たせることになるのでどうにかしたいとの要望です。

提案までの過程

CSVのフォーマットを合わせる

レインズの情報からCSVに変換できるシステムが組まれているが、ホームページのCSVのフォーマットと一致せず、今の業務通り変換させるかシステムを導入する必要があります。
CSVのフォーマットをCSV取得システムとホームページCMSで一致させるには、大きく2種類の方法があります。

ひとつは「CSV取得システムをCMSに合わせて作り直す」。
このCSVの取得システムがダウンロードするCSVが以前のホームページ用に作られたもので、そもそもこれを現在のホームページで流用することに無理が生じています。
このシステムを新しく作り直せば解決となりますが、開発費用が上がりますので、そこを懸念されて自動化をご要望されています。

ふたつめはご要望通り「CSVの変換作業を自動化」。
RPAシステムやVisual Basic、ExcelVBA(エクセルマクロ)を使うことで、変換作業を自動化することができます。
ご要望にはないですが、この時に、RPAシステムかVisual Basicであればインポート作業まで自動化することができ、より効率的な自動化まで行えます。

物件情報の手入力作業の簡素化

ホームページのリニューアル目的がSEO対策の強化で、SEO対策の為にレインズの物件情報に手入力で情報を追加してオリジナルのコンテンツを追加できるように作られています。
この作業のうち、「アピールポイントの入力」は、CMSをカスタマイズして「庭付き」「広いルーフバルコニー」「吹き抜け付き」などのテンプレートを準備して、選択していくだけで済ますこともできます。
ただし、SEO対策としては物件に合わせて手入力した方がよくなります。
そこで「○○平米の広い庭付き」「○○平米の広いルーフマルコニー付き」「〇〇な吹き抜け付き」といった形で「○○」だけを手入力にした選択式とフリー入力を準備して、どちらも両立できるようにすることで、SEO対策と業務改善の両方を実現できます。
また、「近隣施設情報と物件のリンク」は、どちらも住所が記載されていますので、その住所で関連性を持たせて自動的にリンクを貼るようにカスタマイズできます。
「小中校区設定」はチェック式になっていますのでそのままでもいいですが、予め校区の住所範囲を設定することで、住所から自動的に判別することもできます。

顧客管理

ホームページの会員システムと顧客管理システムで効率化するには3種類の方法が考えられます。

一つ目は「管理をホームページで統一する」。
ホームページの会員機能に足りない機能を追加して一本化する方法です。
ただし、顧客管理システムの機能はカルテ機能だけではなく、各種書類や契約状況など様々な機能がありますので、これをすべてCMSに追加するとなると非常に開発コストが掛かってしまいます。
また、顧客情報をすべてサーバーにアップすることになりますので、セキュリティ強化をしたとしてもリスクの高い方法となり、現実的ではありません。

二つ目は「顧客管理システムで一本化する」。
PHPとRPAを組み合わせて、CMSの会員情報をすべて顧客管理システムに移動させることができます。
ただし、会員がいつ情報を書き換えるかわからないため、毎日情報を更新する必要があり、ワンクリックにしたとしてもルーティンワーク(毎日の業務)を増やすことに繋がります。
また、顧客管理システムにCMSの情報を取得できるように、顧客管理システム自体のカスタマイズを行う必要があり、CMSのカスタマイズ同様、非常に高い開発費用となってしまいます。

三つ目は「顧客管理システムから直ぐに会員情報にアクセスできるようにする」。
顧客システムからホームページの会員情報ページに直ぐにアクセスできるように、両システムで会員IDだけを共有する方法です。
CMS管理画面の顧客情報ページは会員IDをベースとしたURLで作られているのが殆どです。
この性質を利用して、顧客管理システムからCMSの会員情報ページに簡単にアクセスできるようにできます。
CMS側のカスタマイズは不要で、顧客管理システムのカスタマイズも小さなもので済み、開発コストも低くなります。
初めの1回は会員IDの入力が必要ですが、RPAとPHPを使って自動で登録させることもでき、一番現実的な方法となります。

SEO集客を邪魔せずコストを下げて効率化 提案内容

クライアントと様々な方法を話し合った結果、最終的に提案した内容です。
ホームページをリニューアルした目的であるSEO対策を邪魔しないための考慮とコスト面を含めて、対応した業務、今まで通りの業務、手作業は残るけど改善した業務とあります。

CSVの変換

CSVの変換はExcelVBA(エクセルマクロ)を使って変換を自動化しました。
インポート作業まで自動化する場合はRPAシステムかVisual Basicでの開発となりますが、インポート作業は手間が殆どかからない為、自動化はせず、開発コストを下げる方向になりました。

アピールポイント入力の簡素化

アピールポイントの入力作業は「○○平米の広い庭付き」「○○平米の広いルーフバルコニー付き」「〇〇な吹き抜け付き」といった形の「○○」だけを手入力できるようにした選択式とフリー入力の両立でCMSをカスタマイズすることになりました。
20項目ほどのテンプレートを準備して、余裕のある時はフリー入力欄に手入力、忙しい時期は選択式とその時の状況に応じて選べるようにPHPを使ってカスタマイズを行いました。

近隣施設情報と物件のリンク

物件情報ページに自動で近隣施設が掲載されるように、PHPでカスタマイズしました。
物件の住所を元に近隣施設情報を検索し、該当する情報を自動で取得、表示させ、反対に近隣情報の住所から該当する物件情報を自動で取得、表示できるようにしました。
小中校区に関してはチェック式でそのままにしています。

顧客管理

顧客管理は提案の過程で挙げた、三つ目の「顧客管理システムから直ぐに会員情報にアクセスできるようにする」で対応しました。
顧客管理システムに会員IDを入力できる項目の追加と、その会員IDを元としたCMSの会員情報ページへのリンクを貼り、顧客管理システムの顧客情報からCMSの会員情報ページをワンクリックで表示できるようになりました。
また、会員IDの入力は、顧客情報ページにボタンを付け、ワンクリックで会員情報を「氏名」「住所」「電話番号」で検索、該当する会員のIDを取得し、会員ID入力欄に入力されるようにしました。
加えて、クライアントの要望には挙がっていませんが、提案した結果、ホームページに会員が閲覧した物件の履歴を残す機能を持たせ、どのような物件に興味を持っているかがわかるようにしました。

業務面、営業面両方で改善できた クライアントの声

物件登録に毎日4時間かかっていたそうで、それが1時間以内で登録できるようになり、非常に喜んでいただけました。
SEOの効果は特に変わらず、アクセスが落ちたりもなく、業務効率できたことを喜んでおられました。
また、商談時に直ぐに会員情報を見れることに加えて、会員の閲覧履歴まで確認できるようになったことで商談がやりやすくなったそうです。
それまで、最初の商談時はお客様の希望を探ることから始まっていたのが、閲覧履歴から希望が大体わかるようになったことと、似た物件を提案することでお客様の表情が変わったと感激されておられました。

ご要望に加えて営業面を向上できた まとめ

毎日10件から30件の物件登録に1名のスタッフ様が一日の半分を割かれてしまっていましたが、1時間以内で終わるようになったことで他の業務に加わる時間ができ、会社全体の効率が良くなりました。
また、営業面でも効率が良くなり、物件案内までの時間の短縮、顧客満足度の向上など、多くのメリットを残せたことは、制作者としても喜ばしい結果となりました。
弊社はWebサイト制作やSEO対策にも強く、「よりSEO対策を強化したい」とのご要望もあるため、業務改善と併せてご提案していこうと思っております。