警備業における、勤怠管理や請求業務の効率化 事例紹介

交通誘導警備・機械警備を行う警備会社

業種 警備業
エリア 佐賀県佐賀市
対応前の状況 ・現場毎に毎日サインしてもらう警備日報(伝票)を自作エクセル表に入力
・期間契約の警備先に対する請求書をエクセル表に入力して作成
・警備員の勤怠管理をエクセル表に入力して管理
・月契約・年契約の警備先に対する請求書を毎月手動で請求日を変更
クライアントの要望 ・ほぼすべての情報を自作エクセル表で管理しているので入力に手間がかかるため、効率をよくしたい
・月額請求書の発行時に100件程度ある請求書の日付を手入力で更新しているため、日付の変更ミスが多々あるのでなんとかならないか
・警備日報(伝票)で相手先への請求と、警備員の実働日数を把握しているが、それぞれ別の表に入力しているので二度手間になっているため、一度の入力で済むようにしてほしい
・一年ごとに新しいエクセル表を使っているため、過去の情報が探しにくい
・新しく導入したシステムは詳しい説明がなくても使えるような簡単な操作の物にしてほしい
・パソコン自体が老朽化しているので新しく導入したい、納品作業もあまり時間がかからないようにしてほしい。
提案までの過程 ・Access若しくはVisualStudio(VB.Net)で作成したシステムを導入する
・直感的にわかりやすい入力フォームを作成することにより、新規システム移行時に起きやすい人為的な入力ミス、操作ミスの軽減、作業能率の向上を図る
・月額請求書をデータベース化し、請求日ごとに一度の操作で発行できるようにする
・一度の入力を多数の情報と関連付けることにより、二度手間だった入力数回数を減らし業務の効率化を図る
・入力情報のデータベース化により、過去情報の検索を容易にする
提案内容 ・システムをVisualStudio(VB.Net)で作成し、データベース(SQLServer)での管理を提案
・作成したシステムで、これまで別々に管理していた請求情報、勤怠管理などの出入力作業を一元管理できるようにする
・警備日報(伝票)からの入力で警備先に対する請求情報と、警備員の勤務情報をまとめて入力できるフォームを作成し二度手間をなくす
・警備日報(伝票)入力時に、現場名(取引先)や時間、配置した警備員が同じ場合にはまとめて入力できる補助機能を付ける
・警備先の配置管理ができるシステムを作成し二重配置の軽減や配置ミス、警備員の現場NGや組み合わせNGなどの情報をわかりやすくする
・情報の検索や比較を容易にできるようにし、前年度実績の確認や過去の警備料金と比較し金額の見直しなど、データの比較作業を行えるようにする
・システム導入済みの新型パソコンを納入することにより、納品から操作説明までを半日程度で終わらせる
クライアントの声 ・入力する内容は今までとほとんど変わらないが、入力回数自体が減ったので入力ミスが軽減した
・入力の手間が減り作業効率も上がったので他の業務に時間を割くことができるようになった
・過去のデータとの比較で、今年度のイベントなどの臨時警備の人員配置予測が立てやすくなった
・昨年度との料金比較で警備料金の時間単価などの料金設定見直しがしやすくなった

佐賀県佐賀市にある警備会社様の案件です。
こちらの企業では交通誘導警備をはじめ、イベント警備や機械警備などの各種警備業務に携わっていらっしゃいます。

二度手間になっている入力業務 対応前の状況

警備日報の入力

現場に配置された警備員が会社に持ってくる警備日報(伝票)の情報から、警備員の給与計算、相手先への請求金額の確定をするようになっていますが、入力の仕方が自作エクセル表の「警備員の給与計算」シートと「請求書」シートにそれぞれ入力する形になっているため、同じ入力内容が多数ありどうしても無駄な工程が入るようになっていました。

請求書作成

月契約・年契約の取引先に対する請求書は毎月決まった金額を請求されていました。
この請求書はエクセルのシートに請求日ごとに分けて作成してあり、日付を変更した後印刷するという方法で行っていたため、日付の変更ミスがよく起きていたようです。

業務の効率化を図る クライアントの要望

毎日の入力作業を効率化したい

警備日報の情報を自作エクセル表に入力し管理しているが、この入力をもっと効率よく行いたいとのご要望でした。
警備日報(伝票)からの入力で警備先に対する請求情報と、警備員の勤務情報をまとめて入力できるフォームを作成し二度手間をなくします。
交通誘導警備や施設警備は基本的に決まった現場に決まった方を定時で配置するので、日付が違うだけで内容は同じ警備日報になっている場合が多数ありました。入力フォームにカレンダーを表示し、選択した日付分をまとめて入力できる補助機能を搭載することにより入力回数の軽減、効率化を図ります。

請求書発行時の印刷ミスを減らしたい

機械警備などの月額請求書は鑑とのセットで毎月200件程度作成しているが、日付を手入力で更新しているため日付の変更忘れが多々あり、コピー用紙の無駄になっているのでなんとかならないかとのご要望でした。
取引先と請求金額をデータベースで管理し、導入したシステムで請求書を自動作成することにより日付の変更忘れやミスをなくすようにしました。
さらに請求書を作成した時と印刷した時にフラグを立てることにより請求書を作成したか、印刷は終わったのかなどを目視できるようにし、請求漏れをなくす機能も搭載します。

過去のデータを検索しやすくしたい

一年ごとに新しいエクセル表を使っているため、過去の情報が探しにくいので何とかしてほしいとのご要望でした。
上記の件もデータベース化することで情報の検索や比較を行い、前年度のイベント警備配置実績の確認や過去と現在の警備料金の比較などをおこなえるようにし、警備料金の見直しなどを容易にできるようにしました

導入するシステムは簡単な操作で

導入するシステムは新調したパソコンにしてもらい納品作業もあまり時間がかからないようにしてほしい。詳しい説明がなくても使えるような簡単な操作のシステムにしてほしいとのご要望でした。
直感的にわかりやすい入力フォームを作成することにより、新規システム移行時に起きやすい人為的な入力ミス、操作ミスを軽減します。
直感的にわかりやすくすることで詳しい説明を行わなくても使用でき、担当者以外でも入力作業を行えるようにして会社全体の作業効率の向上を図ります。
こちらで用意したパソコンにシステムを導入した上での納品作業でしたので、納入から操作指導まで二時間程度で終了しました。

基幹システムを導入し一元管理 提案内容

使用システム・言語

VisualStudio(VB.Net)
SQLServer

提案内容詳細

VB.Netで作成したシステムに入力した情報をデータベースで管理。
入力作業をできる限り簡略化することにより、作業者の負担を軽減し能率を上げる。
同じ内容はまとめて入力できる補助機能を付けて、無駄な手間を省く。
警備先の配置管理ができるシステムを作成し二重配置の軽減や配置ミス、警備員の現場NGや組み合わせNGなどの情報をわかりやすくし、これまで別々に管理していた請求情報、勤怠管理などの出入力作業を一元管理。
過去データの検索、比較を容易にし、前年度実績の確認や過去の警備料金を比較し金額の見直しなど、データの比較検証作業を簡単にする。

システム導入後の変化 クライアントの声

人的ミスの改善

入力作業を減らし請求書自動作成などの機能により入力回数自体が減ったので入力ミスが軽減できた。

作業負担の軽減

毎日行っていた入力作業の負担が軽減されたので他の作業に割く時間が出来て助かっている。

過去情報の検索・比較

過去データをまとめることにより、毎年行われているイベントなどの臨時警備の人員配置予測が立てやすくなった他、警備料金を比較して料金の統一や値上げなどの料金設定、警備員の給料見直しなどが簡単にできるようになった。

お客様に喜んでいただけた提案 まとめ

今回の案件は今まで行ってきた入力内容・方法からあまり変化させずいかに効率よくするかを念頭に置きシステムの開発を進めてまいりました。
警備日報をまとめて入力できる補助機能の提案など、こちらが提案したシステムにより作業効率が上がり楽になったとのことで大変満足していただけました。
他にも何か提案があったらその都度連絡してほしいとおっしゃられ、クライアントと良い関係が築けたと思います。
お客様には、さらに業務改善につながるシステムを提案できるように努めていきたいと考えております。