熊本県の健康器具販売会社の販売管理システムの構築 事例紹介

役割ごとのデータ管理

業種 販売業(熊本県)
エリア 熊本県
対応前の状況 ・各販売員が個別に顧客情報と売上情報を管理し日毎にまとめて管理者へ報告
・管理者は各販売員からの報告をEXCELにて管理して配送や請求を行う
・登録済みの顧客が新しい顧客を紹介した際にポイントが発生する仕組みがあり、
その計算や管理を各販売員が月毎に処理して管理者へ報告
クライアントの要望 ・管理者が各販売員からのデータをまとめるのにかかる時間を短縮したい
・EXCELで個別に出力している請求書や納品書を一括で発行したい
・各販売員の入力は従来通りEXCELにて行いたい
・各販売員が使用するEXCELファイルの容量が大きくなり、動作が遅いので改善したい
・各顧客について誰が誰を紹介したかを一目で把握できるようにしたい
提案までの過程 ・データの一元管理、集積のためデータベースが必要と判断
・費用を抑えるために管理者のPCをデータサーバとしての利用を検討したが、不在にてPCを立ち上げないケースがあるということで別途サーバ機を設置することにした
・販売員は引き続きEXCELにて入力・管理を行いたいとのことなので、販売員の任意のタイミングにてEXCELから管理データベースへデータを転送する仕組みをEXCEL上に構成する
提案内容 ・データベースにはSQLServerを使用し、管理者が使用するソフトにはEXCELとの親和性が高いMicrosoft Accessを使用する
・商品や仕入れ先などのマスタデータは管理者のみが登録・修正を可能とする
・販売員は必要なデータのみをデータベースからEXCELに取込み、作業を行った後、作業後のデータをデータベースへ転送する
・各顧客の紹介状況を視覚的に把握するために、組織図を作成し紹介時に発生するポイントについても自動計算できるようにする
クライアントの声 ・管理者がデータを取りまとめる時間が大幅に短縮された
・販売員の作業用EXCELファイルの容量が軽減され速度が向上した
・売上や顧客の情報がリアルタイムに管理できるようになった
・請求書等の各種書類の印刷時間が大幅に短縮され入力ミスもなくなった

各販売員がそれぞれ顧客を持っており、ある程度独立して管理している状態でした。
統括管理者はより精度の高い情報の共有と取りまとめの効率化を希望されており、各販売員は現状のEXCELでの入力方法を出来るだけ変えたくないとのことでした。
EXCELとSQLServer(データベース)とのデータ転送を実装したことにより、上記の希望通りのシステム構築が出来た案件です。

EXCELからEXCELへのやり取り 対応前の状況

管理者のデータ管理

販売員が入力したEXCELファイルを日毎に管理者へ送付し、管理者は送付されたEXCELファイルをさらに自身のEXCELファイルに転記していたため、その作業に膨大な時間を取られていました。
また、情報の更新が日毎であったため、管理者への急な問い合わせがあった時などは各販売員へ繋いで対応していました。

販売員のデータ管理

販売員は自身の顧客を個別のEXCELファイルにて全て管理していました。
そのため、全てのデータを保持していたためファイルの容量が膨大になりファイルの展開や保存に時間がかかってしまっていました。

各種書類の印刷

管理者はEXCELデータを元にコピー&ペーストで請求書、納品書、配送依頼書などの書類を作成していました。
さらに宛名を手書きしていたため、時間のロスが大きく効率化が急務となっていました。

マスタデータのやり取り

商品や仕入れ先等の全販売員が共通で使用するデータは管理者が追加・更新を行っていましたが、変更の都度全販売員に周知し、データを送付して追加させるという方法でしたので、マスタデータの入力ミスや入れ忘れが稀に発生していました。

管理者、販売員それぞれの希望 クライアントの要望

精度の高い一元管理を

管理者はそれぞれの販売員からのデータを取りまとめる時間を短縮したい、また、データベースや管理システムを用いての商品や時期での売上分析などの精度の高い情報管理を行いたいとのことでした。

従来通りの入力方法で

販売員は従来通りの慣れた入力・管理方法にて顧客を管理したいとのことでした。
しかし、処理速度や見やすさのため出来るだけEXCELファイルの容量を削減したいという要望がありました。

印刷時間の短縮

請求書・納品書などの各帳票の印刷に時間がかかってしまっている状態でした。
ボタン一つで各帳票の印刷ができ、また送付用にタックシール(宛名ラベル)を一緒に印刷できるようにしたいとの要望でした。

顧客の紹介状況の把握

登録済みの顧客が新しい顧客を紹介することでポイントが発生する仕組みがあり、その管理を表形式で行っているため、各顧客の紹介状況を把握しづらい。視覚的に一目でわかるものが欲しいとのことでした。

EXCEL×SQLServer 提案までの過程

データベースの構築

複数のEXCELファイルで管理されている顧客、売上をデータベース化する。
データの集積・分析を可能にし、またセキュリティー面でも必須と思われる。
データベースにはSQLServerを使用する。

管理システムはMsAccessで

管理者側にはデータ分析や帳票印刷の実現のため管理システムを構築する。
システムはEXCELとの親和性の高いMicrosoft Accessを使用する。

EXCELファイルのカスタマイズ

販売員は従来通りEXCELを使用するが、EXCELからデータベースへのデータ転送、データベースからEXCELへのダウンロードを実装する必要がある。

提案内容

使用システム

・SQLServer
・Microsoft Access
・Microsoft EXCEL

提案内容の詳細

・販売員は従来通りの入力方法でEXCELにデータを入力し、EXCELに実装された「転送」機能を使い管理者側のデータベースへデータを転記する
・また、販売員は必要なデータのみをデータベースからEXCELに表示させ管理する
・管理者は管理システムを使用し、販売員から転送されたデータを一元管理し、各種帳票、タックシール(宛名レベル)の印刷、売上データの分析、商品や仕入れ先などのマスタデータの整備を行う
・顧客の紹介状況が一目で把握できる図を表示可能とする
これは管理者のシステム、販売員のEXCELどちらでも参照可能とする

全使用者への改善 クライアントの声

工数の大幅削減

販売員が直接データを登録できるようになり、これまで管理者側が行っていた各販売員からのデータの取りまとめの時間がゼロになり、また各種帳票もボタン一つで印刷し管理者側の残業など負担が大幅に軽減された。

リアルタイムな管理

以前は日に一度取りまとめを行っていた販売員からの顧客・売上のデータがリアルタイムに確認できるようになり、顧客対応時や売上分析時に大いに役立っている

必要なデータのみの利用

販売員が自身の全顧客データをEXCELに入れておくことがなくなったため、EXCELの容量が大幅に削減された。
ダウンロードにかかる時間も数秒程度なのでさほど気にならない。

情報の食い違いの排除

販売員は都度データベースから必要なデータをダウンロードするので販売員が参照するデータと管理者側が保持するデータが同一のものとなるため、これまで稀にあった顧客情報や商品番号などの食い違いがなくなった。

顧客対応の向上

顧客間の紹介ポイントを自動計算できるようになり、また紹介図も瞬時に表示できるため、急な問い合わせに時にも即答できるようになった。

役割ごとに最適なシステムを まとめ

本案件のご担当である管理者はより精度の高いデータ管理、管理工数の軽減を実現したいとのお話でした。
ただし、そのために各販売員に負担はかけたくないとのお気持ちでした。
各販売員に意見を募った結果、入力・管理には従来通りEXCELを使用したいとのこととなりました。
その結果をもってクライアント様とお打合せを重ね今回の形でのシステム化を決定いたしました。
現状では今回のシステム構築でご満足いただけましたが、将来的には会社の外部から販売員とのデータのやり取りの実現も視野に入れているとのことでした。
その際にはご相談を頂けるというお話でしたので、実現のためのシステム構想を考えております。