リゾートホテル(沖縄県)フロント業務の効率化(システム開発)・自動化(RPA開発) 事例紹介

リゾートホテル(沖縄県)フロント業務の自動化

業種 リゾートホテル
エリア 沖縄県
対応前の状況 ・予約台帳に記帳し、部屋割り、PC入力、売上管理を行っていた
・手作業による入金消込
・複数の旅行会社とネット販売の管理
クライアントの要望 ・予約台帳記帳を自動化したい
・入金やクレジットの消込作業を自動化したい
・複数の予約管理を一元化したい
提案までの過程
提案内容 ・フロントシステムの導入
・入金額照会の自動化RPA開発
・予約管理システム(TL-リンカーン)の導入
クライアントの声 ・フロントシステムを導入することで部屋割りやPC入力、入金照会など2時間以上の業務時間を削減
・予約管理システムの導入で在庫管理が一元化でき、売り逃しを回避できるようになった
・開いた時間でより一層のサービス向上に取り組めている

沖縄県の本島にあるリゾートホテルからのご相談で、ホームページの制作と一緒に業務改善のご相談をいただきました。
弊社ではホテル・旅館の衛生管理・業務改善に関わる企業とサポート体制を取っているため、2社の協力体制で取り組ませていただきました。

手作業における多忙な業務体制 対応前の状況

改善前は予約管理や部屋割り、その入力作業など、多くの業務を手作業で行われていました。
また、予約を複数の旅行会社、販売サイト(楽天トラベル、じゃらんなど)で受けられておられました。
様々な業務で時間を要しており、簡易的なシステムでも効率化が図れるほどの業務量となっていました。

とにかく業務効率化 クライアントの要望

とにかく業務をなんとか効率化して欲しいとのご要望で、どのような業務を改善できるのか、改善するべきなのかも分析できていない状況でした。
打ち合わせを進めていく中で「予約台帳記帳を自動化したい」「入金やクレジットの消し込み作業を自動化したい」といったものが挙がってきました。
また、ホームページの制作に合わせて予約を一元化できるシステムがあれば検討したいとのことでした。

導入コストを考慮した提案 提案までの過程

予約台帳や部屋割りなどはExcelでの管理になっていましたが、管理システムを導入することで直接入力、もしくはデータのインポートを行うことで二度手間や入力作業を大幅に改善できます。
入金消込はRPA開発だけでは完全に自動化することは難しいく、消込専用のシステムを使うことになります。
予約システムはホームページにも導入する予定で、ホームページ予約に対応したホテル向けのサイトコントローラーを使うことがご要望に沿ったご提案となります。

管理システム

管理システムは独自で作ることもできますが、ホテル・旅館業界にはPMS(Property Management System)というクラウド型の管理システムがあり、サイトコントローラーと連携できるため、導入費用も安く、効率化の幅も広がります。
様々なPMSがありますので、現在の業務に合ったPMS、Webサイトと連動できるPMSを選んで業務全体を設計することでより効率的な業務となり、また、ご宿泊者様にもストレスのない業務へと繋がります。

入金消込

入金消込には

  • 請求名義と振込名義の相違
  • 複数請求書の合算支払い
  • 請求金額と入金金額の違い
  • 未入金時の繰越請求管理

など、様々な問題点があり、RPAやVisualBasicなどの自動化開発だけでは不十分となります。
そこで必要になるのが「自動入金消込システム」の導入です。
自動入金消込システムはAI技術を使った入金消込専門のシステムで、上記の問題を解決してくれます。

サイトコントローラー

ホテル向けのサイトコントローラーは複数の旅行会社、ネット販売を一括で管理する為のシステムで、残室管理機能や予約管理、料金管理などを一括で登録、変更することが可能になります。
また、多くのPMSとの連動機能も備えており、複数のネット販売の予約をサイトコントローラーで一括取得、PMSに送ることで、スムーズなフロント業務を行えるようになります。

PMS+サイトコントローラー+自動化で格安業務効率化 提案内容

日計や部屋割りなどを効率化できるようにPMSの導入を行いました。
また、入金照会は、調整が必要な際は都度依頼されるということでVisual Basicでの開発となりました。銀行の入金照会とクレジットの消し込み作業などを自動化、エラー時のアラートを導入しました。
サイトコントローラーはTL-リンカーンを使用し、じゃらんや楽天トラベル、JTBなど様々な予約を一元管理できるようにし、また、PMSとデータのやり取りを行えるようにすることで、幅広い業務で自動化ができるようになりました。

PMSの導入

日計業務や台帳管理、予約の部屋割り(アサイン)などが行えるクラウド型のPMSを導入することになりました。ホテル業務で必要な機能が揃っているのでPMSひとつで大きく業務効率化できるようになります。

フロント会計
ドラッグドロップでの部屋割り管理や見やすい予約詳細画面、ワンクリックのチェックイン・チェックアウト、領収書発行などが行えます。
顧客管理
個人顧客の管理と検索、法人顧客との関連付けが行えます。
予約管理
予約画面で電話・フロント予約に対応し、予約検索や部屋割りの管理がカレンダー形式、リスト形式で表示可能で、直感的に予約を把握できます。

入金消込の自動化

入金消込は自動入金消込システムを使い自動化を行いますが、PMSから請求書や売掛データなどをエクスポートし、システムへインポートする必要があるため、この作業に関しても自動化を行うことになりました。
RPAでは導入費用が高いため、VisualBasicを使ってPMSの操作から自動入金消込システムの稼働まで自動で行えるようにしました。

サイトコントローラー

複数のネット販売の空室情報、予約情報を一括管理できるよう、TL-リンカーンを導入しました。
TL-リンカーンを利用することでPMSと連携が可能になり、また、ホームページに部屋タイプやプランを表示でき、TL-リンカーンへダイレクトに予約できるようになりました。
ホームページにリアルタイムで在庫数や金額を表示できる為、予約までの導線として非常に優れており、マーケティングの観点においても非常に優れたサイトコントローラーです。

残室管理
ひとつの画面上に複数の旅行会社、ネット販売の残室状況を管理できます。室タイプをグループ化でき、一括で売り止めなどが可能です。
料金管理
リンカーンの画面上で一括料金更新やプランごとの売止が行えます。販売期間の修正や、販売サイト毎にプランを作成したりも可能です。
予約管理
旅行会社やネット販売から送られてきた予約状況を元に検索・閲覧が行えます。
統計データ
旅行会社やネット販売別の集計やプラン別の統計データを閲覧できます。
PMS連携
TL-リンカーンを利用して予約情報をPMSに取り込むことができます。PMSと連携することで予約状況だけでなく業務全体の効率化を図れるようになります。
詳細

結果的にサービスが良くなった クライアントの声

業務を3時間も削減

予約台帳や部屋割り、入金消込にかなりの時間が掛かっていた為、PMS+サイトコントローラー+自動化で3時間も業務改善できたことに喜んでいただけました。
また手作業や目視での確認が多かったため、人的ミスも大幅に減り、お客様にかける迷惑も殆どなくなったとのことでした。
業務が多忙だとどうしてもお客様への気配りが足りなかったりしていましたが、落ち着いて接客できることでお客様に安心感を持っていただけているようです。

売り逃しの回避

サイトコントローラーを導入して在庫を一元管理できるようになったことで、売り逃しが大きく減ったと喜ばれました。
一元管理せずサイトによって在庫数を調整しないといけない場合はサイトによって在庫なしで売り逃すことがあるため、空室率が高い傾向にありましたが、休日や繁忙期は最大まで予約を入れられるようになったので売り上げも上がって安定しているそうです。

サービス向上

業務の効率が高くなり、時間に余裕ができた為、ご宿泊者様へのサービスも向上したと喜ばれています。
スタッフ同士でサービス向上の為の話し合いが自然とできるようになったこともあり、サイトでの評価も上がってきているとのことでした。
また、ご宿泊者様からのお喜びの声も届いたとご報告いただきました。

システム導入でベース作り まとめ

ホテルや旅館などの宿泊業には旅行会社や予約サイトといった営業面から事務まで複雑な業務が多く、効率化できるポイントは沢山あります。
今回はPMSとサイトコントローラー、自動入金消込システムといったシステムを使い、それぞれの連携を自動化処理することで大幅に効率化することができました。
実際にシステムを使っていくと更に効率化できるポイントが見つかっていくことが殆どで、その基盤としてこういったシステムを導入することがお勧めです。
特にお客様へのサービス向上の為の効率化やホームページでの集客の向上など、全般におけるご相談をいただいております。