土建会社における、人員配置・勤怠管理や備品管理のシステム化 事例紹介

土建会社における、人員配置・勤怠管理や備品管理のシステム化

業種 土木業
エリア 大分県大分市
対応前の状況 ・ホワイトボードにネームプレートを貼り人員配置を管理していた。
・作業着や備品等の在庫数の管理を行っていなかった。
・情報のほとんどが紙媒体での記録になっていた。
クライアントの要望 ・担当者が退職することになりその業務の引継ぎを行うこととなったため、この際業務の効率化・自動化をしたい。
・特に毎日行っている勤怠管理の部分を重点的に効率化したい。
・担当者が代わっても引継ぎが楽に出来る、簡単且つ理解しやすい操作のシステムにしてほしい。
・上記の件を含め、他に何か効率化できそうなことがあれば提案してほしい。
提案までの過程
提案内容 ・人員配置・勤怠管理から、備品・建材までを一元管理したシステムの導入をする。
・導入システムは直感的に理解でき、操作説明も簡単な入力フォームにする。
・アナログ管理からデジタル管理に移行する。
・過去3年分のデータをシステムへと入力、移行し、人員配置を転記したノートやその他の紙媒体を倉庫から処分する。
・業務中止連絡を電話からメールに変更し、一括送信できるようにする。
クライアントの声 ・デジタル管理やデータベース化に移行したことにより、過去の情報が検索しやすくなった。
・紙媒体だと置き場所に困っていたが、整頓出来て倉庫が広く使えるようになった。
・在庫数の把握が容易になり、必要な時に足りないといったことがなくなった。

大分県大分市にある土建会社様の案件です。
ご担当者様の退職に伴う業務改善のご相談をいただきました。
過去に同じような業務改善の案件がございましたので、それらを参考にご提案させていただきました。

紙媒体を多用した管理 対応前の状況

総務関連の情報はすべてアナログ管理

改善前は人員配置をするときに、一週間分の配置をホワイトボードに名前を書いたマグネットを張り付けて行っておられ、その配置を毎日ノートに書き写して管理するなどアナログ管理になっていました。

在庫管理が出来ていない

現場用の道具などの備品管理も特に行っておらず、在庫数の把握ができていなかったため、必要な時に足りないなど管理が杜撰になっているようでした。

アナログ管理からデジタル管理へ クライアントの要望

現在の情報管理の仕様を変更したい

総務業務を行っていた者が退職することになり業務をそのまま引き継ぐことになったのですが、完全アナログ管理で非効率なやり方が多く見受けられ、これを機に担当が変わっても簡単な説明で引き継ぎが出来、且つ効率的な業務システムを導入したいとのご要望でした。
上記の件は、勤怠管理や業務管理を行うシステムを導入し、ノートに転記する作業を止め、毎日の入力をシステムに行うことで情報をデジタル化し勤怠管理を行いやすくします。
人員配置を行っているホワイトボードに関しては、このままがいいだろうということで現状維持になりました。

簡単な入力フォーム

業務配置や勤怠管理の入力方法は、社員名を入力し勤務時間や勤務場所を入力するようになっていますが、社員の入力はリストからの選択と社員コードでの入力どちらにも対応できるようにシステムを作成しているので、担当者が代わっても簡単な説明で使用できる様になっております。

過去の情報を検索できるように

紙媒体での記録という性質上、過去の情報を確認したいときは倉庫からノートを探すところから始めないといけないため大変手間がかかっているとのことでしたので、今後の入力はすべて導入したシステムへの入力を徹底しデータベース化する。
さらに過去3年分のデータをシステムへ入力する作業を弊社で行うことをご提案いたしました。

基幹システムを導入し一元管理 提案内容

使用システム・言語

VisualStudio(VB.Net)
SQLServer

提案内容詳細

Microsoft Access若しくはVisualStudio(VB.Net)で作成したシステムを導入してアナログ管理からデジタル管理へ移行する。
直感的にわかりやすい入力フォームを作成することにより、新規システム移行時に起きやすい人為的な入力ミス、操作ミスの軽減、作業能率低下の軽減を図る。
ホワイトボードからの転記をノートにではなく導入したシステムに直接入力することにより、情報のデータベース化、並びにそれ以降の作業も効率化出来る。

弊社からの提案

雨などにより作業が中止になった時に一人一人に電話連絡をされているようですので、送信したい人にチェックを入れ、ボタン一つで作業中止のテンプレートメールを一括送信できるシステムを導入する。

経理担当者は総務担当者が転記したノートから社員の勤務情報をエクセルで自作した表に転記し、給与計算やその他の業務を行っており入力作業が二度手間になっているため、今回導入したシステムとから直接自作エクセル表にインポートできるようにして、経理担当者の作業効率を上げる事が出来るようにする。

簡単ではあるが、備品在庫管理システムを導入して在庫の管理をデジタル化し、在庫切れをなくす。
これには在庫の減少や、定期的に購入しているものなどの購入時期が近付くと自動でアラートを発報させる機能を付ける。

システム導入後の変化 クライアントの声

連絡作業の簡略化

早朝の業務中止連絡をメールで出来るようになり楽になった、連絡が素早くなったので現場の方からも評判がいいし、連絡漏れ等もなくなった。

過去情報の検索・比較

過去3年分のデータをシステムへ入力していただいたので、過去情報の検索や比較が簡単に出来るようになって助かっている。

スペースの確保

今まで保管していた配置を記入したノート等の紙媒体も処分できたので、整頓出来て倉庫が広く使えるようになり、そのおかげで備品の在庫管理もしやすくなった。

今後を見越した提案 まとめ

経理システムも含めた一元化したシステムをご提案しましたが、経理担当者が今のやり方を変更したくないとのことでしたので、今回のケースは総務業務の部分だけ重点的にシステム化を行うということになりました。
今後、経理担当者が引退され、別の方が業務の引継ぎを行うことになった際には全てをまとめたシステムにしたいということでしたので、先のことを考慮しVisualStudio(VB.Net)にてシステムを構築し、機能の追加や拡張といったご要望時にスムーズに導入できる形にしております。