中小企業一般事務業務(宮崎県)の自動化 事例紹介

中小企業一般事務業務(宮崎県)の自動化

業種 一般事務
エリア 宮崎県
対応前の状況 ・様々なフォーマットでの書類作成。
・データ入力は手入力。
・備品管理や発注業務はメール及び台帳管理。

クライアントの要望 ・フォーマットを統一化し書類作成を自動化したい。
・データ入力を自動化したい。
・備品管理や発注業務を自動化したい。
・エクセルでの操作を中心に自動化したい。
提案までの過程 ・書類のフォーマットを統一化する事で種類を減らす事が可能。
・VBAマクロを構築しデータ入力を最小限に。
・VBAマクロの構築やRPAシステムを導入する事で大半の業務は自動化が可能。
提案内容 ・汎用性の高いフォーマットを新規作成、フォーマットを統一化し使用するアプリケーションの数を減らす。
・今まで行っていたコピー&ペーストや手入力をVBAマクロで自動入力出来るように構築。
・備品管理はエクセルシートにVBAマクロを構築し半自動化、発注業務はボタン一つで完了
出来るように備品管理と連動しメール操作を実現。
クライアントの声 ・フォーマットが統一されデスクットップのウィンドウ数が減り作業効率が上がった。
・ワードからエクセル等へのコピー作業がなくなり重複作業が削減出来た。
・備品管理をエクセルVBAマクロで構築することで管理が容易になり、紙ベースの台帳を廃止出来たと共に用紙の使用料削減に繋がった。
・VBAマクロのボタン一つで発注メールまで完了出来る為、発注業務の作業時間が低減出来た。

宮崎県の中小企業一般事務業務の自動化についてご相談を頂きました。
日常業務を拝見させて頂いたところ、書類作成及び備品管理と発注業務が一日の大半を占めている事が確認出来ました。
書類のフォーマットが多様で統一されていない為、用途に合わせてワードやエクセルを立ち上げて作業をしておられました。
また、備品管理台帳が紙ベース管理及び現場設置の為、発注業務前の台帳を回収する作業が発生しておりました。

入力作業においてはワード文章からエクセルファイルへのコピー&ペースト作業、備品管理台帳からエクセルファイルへの手入力及び発注フォーマットへのコピーという重複入力作業も発生しておりました。
今回RPAやシステムの導入は検討していなく、あくまでエクセル操作中心での自動化を実現して頂きたいとの事でしたのでVBAマクロを使用し最大限自動化出来る内容を提案させて頂きました。

多種多様なフォーマット、コピー&ペーストの重複作業、紙ベース管理 対応前の状況

多種多様なフォーマット

多種多様なフォーマットやアプリケーションを使用している為、書類作成が煩雑となり処理に時間を要しておられました。
デスクトップ画面が作業ウィンドウで溢れかえり操作が大変そうに見受けられました。

コピー&ペーストの重複作業

同じ宛名や内容を入力する際にコピー&ペースト作業が多数発生する為、作業効率が悪くなっておりました。

紙ベース管理

備品管理台帳を紙ベースで行っている為、記入ミスや紛失が危惧されました。
また、在庫確認や発注業務の際に備品倉庫へ確認しに行くという作業が都度発生しておりました。

VBAマクロ構築による一般事務作業の自動化 クライアントの要望

フォーマットの統一及び起動アプリケーションの削減

現在使用しているフォーマットの種類が多い為、統一化し起動アプリケーションを減らしたい。
なるべくエクセルでの操作を中心にしたい。
大半はエクセルファイルで作成されておりましたがワード文書やテキストファイルなどが混在していた為、エクセルファイルで支障がないものに関してはエクセルファイルへ変換致します。
また、VBAマクロで立ち上げるファイルを最小限に抑えた状態で操作出来る様に構築致します。

コピー&ペーストの重複作業の自動化

毎日業務の入力作業を削減したい。特にコピー&ペースト作業が多いのでこれらを自動化したい。
VBAマクロを構築することであらかじめ登録した文や作業を自動化する事が可能になります。

紙ベースの備品管理台帳の廃止

紙ベースの備品管理台帳を廃止し、PC管理及び発注業務を自動化したい。
備品倉庫へPCを設置しエクセル管理へ移行します。それに伴い在庫管理及び発注メールまで
VBAマクロを構築する事で実現可能になります。

書類作成や入力作業、発注業務をVBAマクロで半自動化 提案内容

使用システム・言語

・VBAマクロ

提案内容の詳細

①書類作成
多種多様のフォーマットをVBAマクロが使用出来るファイルへ統一化。
書類作成フォームを作成し一覧より選択することで瞬時に作成可能に。

②半自動入力
決まった宛名や内容は自動入力及び選択式に変更。
あらかじめ情報を登録する事で次回より自動入力。

③在庫連動自動発注
備品の在庫情報をエクセルで管理し発注点を設定することで,
設定数に到達した場合自動でメール発注、もしくはボタン操作で発注。
在庫切れ等のアラートをメール発報出来る様に設定。

書類作成や発注業務など全体の入力作業に半自動入力マクロを組込み、作業効率を向上させる。

クライアントの声

書類作成時間の削減

一つのファイルから書類作成が可能になった為、フォーマットを探す手間が無くなった。
半自動入力により最低限の入力で書類作成が可能になった為、作成時間の削減になった。

重複作業の削減

コピー&ペースト作業が減り入力作業が楽になった。
よく使用する内容を登録することで自動入力出来るようになる為、入力ミスが減った。

備品管理業務及び発注業務の簡素化

紙ベースを廃止する事で紛失や記入忘れが無くなった。
以前は台帳を回収する為備品倉庫へ移動していたが、移動が無くなりその時間を他の作業に割り当てる事が出来る様になった。
発注業務が自動化になった為、大幅な工数削減に繋がった。

まとめ

一般事務業務の自動化でご相談頂きました。業務を拝見させて頂き、新たにシステムやRPAを導入するのではなく既存のソフトウェアを使用するVBAマクロでの半自動化を提案させて頂きました。
使い慣れたエクセルでの操作が可能な為、直感的でどなたでも理解しやすい内容かつ低予算での構築が実現できました。

今後はデータ容量に応じてMicrosoft Accessでのデータベース化及びシステム化を検討したいとの事で
その際には再度ご相談頂ければ幸いです。