会計ソフト・販売管理ソフト・ECサイトシステムの自動連携開発(福岡県) 事例紹介

既存システム同士の自動連係

業種 販売業(福岡県)
エリア 福岡県
対応前の状況 ・会計ソフト、販売管理ソフト、ECサイトの3つのシステムを使用
・それぞれのデータが連携していないため、各システムに同じ内容を入力していた
・売上や在庫の差異が生じた場合など、担当者が残業してチェックを行っていた
クライアントの要望 ・出来る限り同じ内容を入力する手間を省きたい
・よりリアルタイムに近い環境で各システムを連動したい
・データのインポート、エクスポートを自動化したい
提案までの過程 ・ECサイトとの連携にはAPIによるデータ連携ではなく、ECサイトの管理画面より出力可能なCSVファイルによって行うこととした
・会計ソフトと販売管理システム間のやり取りも同様にCSVによる連携を模索
・CSVファイルの取込を自動化するためにVisualStudioを使用し、定期的に各システムのデータ内容を監視する
・VisualStudioによりマウス移動やクリック操作などを自動化し、専用のRPAソフトを使用せずにCSVファイルの自動連携を検討
提案内容 ・現在使用中のシステムはそのままで連携部のみVisualStudioにて作成する
・10分毎にECサイト、販売管理システムのデータ内容を確認し、変動分をCSVに出力し、それぞれのシステムにインポートすることでデータの整合性を取る
・会計ソフトとの連動は頻繁に必要がないとのことのため、1日に1度、販売管理システムより出力されたCSVを自動でインポートする
クライアントの声 ・入力作業が軽減された
・入力ミスによる各システム間の矛盾データがなくなった
・実際の在庫をよりリアルタイムに把握できるようになった

商品を店舗とECサイトの両方で販売しているクライアント。
店舗で販売した売上は自社サーバーにデータベースが置いてある販売管理システムにて、ECサイトでの売上はECサイトの管理画面にて行っていました。
また、会計には市販の会計ソフトを使用していました。
新しい基幹システムの作成をせず、現在使用しているシステム間の連携を自動で行いたいとのことでした。
ECサイトのAPIを利用してのデータ連携やRPAを使用しての自動操作も考えられましたが、最も低コストでの開発・導入が行えることから各システム間の連携はCSVファイルのやり取りにて、自動操作はVisualStudioにて行うこととしました。
低コストにて目的の処理が実現できたため、ご満足いただけた案件となりました。

入力担当者への負担 対応前の状況

各システムへの重複入力

在庫連携のため店舗にて売り上げた数量をECサイトに手入力にて反映させ、またECサイトにて売り上げた数量を自社システムに入力するという作業を2~3時間に1度行っていました。
そのため、長く席を外すことが難しくなり業務に支障が出ていました。
作業にも5~7分ほどかかっていたとのことで、この作業を優先して自動化したいとのお話でした。

入力ミスへの不安

システムの担当者は手入力にて各システム間の在庫調整を行っていたため、入力ミスによる在庫や売上の差異が生じることも稀にあり、その不安がストレスになっていたとのことでした。

余剰在庫

システム間の在庫調整が2~3時間に一度の頻度であったため、在庫切れの不安から多めの余剰在庫を準備していた。

負担、不安の軽減 クライアントの要望

入力作業の軽減

システム担当者が定期的に行っているシ二つのシステム間でのデータの整合作業の時間を短縮したい、
出来ることなら自動化し、整合作業を無くしたいとのことでした。
また、稀に入力ミスによる売上、在庫の不整合が起こってしまうこともあったので、システム化することでミスをなくしたいとのことでした。

リアルタイムな在庫管理

正確な在庫の把握が困難な状況なため、在庫を多めに仕入れているということでしたので、よりリアルタイムに近い在庫の整合を行うことで正確な在庫数を把握し、余剰在庫を削減したいとのでした。

VisualStudioによる自動化 提案までの過程

マウス、キーボード操作の自動化

予算の都合上、専用のRPAソフトの導入をせずに低コストにて自動化を行いたいとのことなので、
VisualStudioでVB.netによりマウス、キーボードの操作を行うこととした。

CSVファイルでのやり取り

自社システムである販売管理、ECサイトの双方ともに売上、在庫の出力機能があるので、
データを出力後双方が取り込める形に加工し自動操作にてインポートを行う。
また、会計ソフトにもCSV取込機能があるため、販売管理システムより出力したCSVファイルにてデータの取り込みを行う。

リアルタイムに近いデータ連携

よりリアルタイムに近いデータ連携を行うためにより短いスパンでの連携処理を行うことが好ましいが、
連携処理に要する時間も考慮しスパンを設定する必要がある。
また、会計ソフトへのインポートは頻繁である必要はないとのことだったため、1日に1度自動連係を作動させることとした。

提案内容

使用システム

・VisualStudio(VB.Net)
・SQLServer ExpressEdition

提案内容の詳細

・自動操作にて常に監視と連携を行うPCが必要なため専用のPCを一台用意する
・自社販売管理システムとECサイト間でのデータ連携のスパンは10分で設定する
・各システムより出力されたCSVをインポート可能な形式へ加工する必要があるため、一時的なデータ保管場所として無償版であるSQLServer ExpressEdtionをインストールしVB.netにて加工した後、再出力する

負担、不安の解消 クライアントの声

作業の大幅削減

システム担当者は自社の販売管理システムにのみ店舗売上を入力すればよく、ECサイトの管理画面を開く必要がなくなった。
定期的に行っていたデータ連動作業がなくなったことにより、他の作業により集中して取り組めるようになった。

ミスの削減

システムからCSVを出力して連携するため、連携時の手入力による入力ミスがなくなった。
各システム間における売上や在庫の差異に気を配る必要がなくなったため、その不安からも解放された。

リアルタイムに近いデータ連携

以前の2~3時間に一度の売上、在庫調整が10分に一度の頻度になったことにより現在の正確な売上、在庫が自社の販売管理システムからのみで把握できるようになった。
また、リアルタイムな在庫数を把握できるようになったことから余剰在庫を大幅に削減でき、適正な在庫数のみを保持できるようになった。

人の手からシステムへ まとめ

本案件における第一の目的はシステム担当者の負担軽減でした。
担当者は自社システムへの店舗売上の登録、ECサイトへの売上、在庫調整、さらに会計ソフトへの自社システムデータの転記までの多大な業務を抱えていました。
さらに転記ミスがあった場合などは各システムの値をチェックしなければならず、時間外労働となることもよくあったということです。
今回のシステム導入により大幅な作業の軽減が実現でき、システム担当者様よりお喜びの声を頂いた案件となりました。