業務のテレワーク化 リモートワーク環境の導入

働き方改革や災害時の備えの為、多くの企業でテレワーク(リモートワーク)環境の導入が進んでいます。
テレワーク環境と言っても大掛かりな環境構築が必要とは限りません。
現在の環境次第では、チャットやタスク管理、TV会議などのアプリケーションを導入するだけでもテレワークを行うことは可能です。
また、様々なクラウド型のサービスが開発されていますので、ご状況に合わせて必要で最適な環境を導入することが可能です。
また、マイクロマクロスでは、テレワークでの勤怠管理や業務効率化システムの開発まで行っておりますので、幅広いニーズにお応えできます。

Overview 業務のテレワーク化の概要

簡易的な構築から本格的な開発まで テレワークと通常業務の両立

マイクロマクロスでは、チャットやタスク管理、TV会議などの既成アプリケーションの導入からVPN、シンクライアントの導入、独自テレワークシステムの開発まで、ご状況に合わせた最適な環境構築をご提案しています。

主な特徴 チャット、共有サーバーなどの既成アプリケーションを使った簡易的な環境構築、VPN、シンクライアントなど自社システムのテレワーク化、独自のテレワークシステムの開発まで、様々な状況に対応して最適なテレワーク環境を構築します。
主なシステム機能
  • ビジネスチャット
  • 共有サーバー
  • タスク管理
  • リモートデスクトップ
  • Web会議
  • VPN
おすすめの業務 営業、事務、人事、企画、制作など様々な業務
導入期間の目安
テレワーク環境導入サポート
最短3日〜2週間
テレワーク兼用システムの開発
1ヶ月〜3ヶ月
導入費用の目安
テレワーク環境導入サポート
初期費用 : 10万円〜/1件
構築費用 : 2万円〜/1台
テレワーク兼用システムの開発
開発費用 : 70万円〜/1件
構築費用 : 1万円〜/1台

Environment By function 機能別テレワーク環境

現在の業務環境によってテレワーク環境の導入方法も変わってきます。
通常業務からテレワークへ移行した時、必ずと言っていいほど「業務効率が悪い」といった問題が発生します。
その問題を極力減らす為にも、それぞれの特徴を活かして最適な環境を整えることが重要です。

データの受け渡しをスムーズに ファイル共有

テレワークのファイル共有には「自社サーバーへのリモートアクセス」もしくは「オンラインストレージサービスの導入」が業務効率も上がりおすすめです。
ファイルの共有において、社内とテレワークでは実際にファイルを受け取れるまでの時間に大きな差が出てしまいます。
既に共有サーバーを導入されていても、テレワークではそこにアクセスすることができず、VPNやリモートデスクトップなどの導入が必要になります。

主なファイル共有の導入方法
  • Google Driveの導入
  • Dropboxの導入
  • Office365の導入
  • 自社共有サーバーの構築
  • VPNによる自社サーバーへのアクセス環境構築

ToDo管理や業務スケジュールの
見える化
進捗・スケジュール・
タスク管理

テレワークにおいてネックとなるのは「意志疎通の難しさ」です。
タスク管理を導入することで、プロジェクトの全体像やスケジュール感、前後の業務の進捗状況などがひと目でわかるようになり、意思疎通の短縮や各担当者それぞれが自発的に行動しやすくなります。
テレワーク導入時に起こる「各担当者から管理者への質問の殺到」「誤認識によるミス」を抑える為にもタスク管理は重要な役割を果たしてくれます。

主なタスク管理の導入方法
  • トレロの導入
  • チャットワークの導入
  • Office365の導入
  • 自社タスク管理システムの開発

隣にいる感覚で会話ができる ビジネスチャット

ビジネスチャットの導入は、隣にいる感覚で会話ができるというのが最大のメリットになります。
メールでも意思疎通は可能ですが、会話のスピードは圧倒的にビジネスチャットが上です。
デスクトップアプリ、スマートフォンアプリも充実しているものが多く、外出の営業と在宅の事務とでいつでも連絡が取れるようになります。
また、ファイル転送も可能ですので、言葉だけでは伝えることが難しい場合や外出先でファイルが必要になった場合などにも役立ちます。
※ビジネスチャットはLINEやFacebookのMessengerなどとは違い、転送ファイルの対応ファイル形式(拡張子)や保存期間が違うなどビジネス向けに作られたチャットサービスになります。

主なビジネスチャットの導入方法
  • Chatworkの導入
  • Slackの導入
  • Office365の導入

画面の共有からリモート操作 リモートデスクトップ

リモートデスクトップを導入すると、PC画面の共有から外部操作までできるようになり、他の社員のPCを操作できるようになります。
特にテレワーク導入時は操作方法で戸惑うことも多く、同じ画面を見ながら教えたり、わかる社員が操作した方が早いケースもあります。
また、問題が起きた場合に画面共有とリモート操作ができることで早期解決にも役立ちます。
※接続にはPC同士の許可が必要になりますので、セキュリティ面も安心です。

主なリモートデスクトップの導入方法
  • Windows10リモートデスクトップの導入
  • TeamViewerの導入
  • Chromeリモートデスクトップの導入

複数人での会議に対応 Web会議システム

Web会議システムを導入することで、物理的な距離の問題に囚われることなく複数人での会議を行うことができるようになります。
また、画面共有ができるシステムを導入することで資料を共有しながらの会議や社内セミナーなども行えるようになります。
音声+画面共有だけでの参加も可能で、在宅ワークのプライバシーの問題もクリアできます。

主なリモートデスクトップの導入方法
  • Skypeの導入
  • Zoomの導入

Own server 自社サーバーへの
アクセス環境

管理システムや共有サーバーなど、テレワークPCから自社サーバーへのアクセスが必要な場合は大きく「リモートデスクトップ」「VPN接続」の2種類のご提案となります。
どちらも簡単に導入できますが、社内環境や通信環境によってメリットデメリットがあります。

社内PCへアクセス リモートデスクトップ

リモートデスクトップは、現在使っている社内PCへ外部のPCからアクセスし、閲覧、操作して業務を行います。
その為、社内PCとテレワーク用PCにリモートデスクトップのアプリケーション(ソフト)をインストール、設定を行えば即日テレワーク環境を整えられます。
いつも使っているPCをリモート操作しますので、ネットワーク化された共有サーバーや管理システムにもアクセスができます。
また、データの保存は社内PCや自社サーバーに保存されるため、社内PC、テレワークPCの切り替えに特別な作業は不要になります。
デメリットとしては、テレワーク用PCの準備が必要であり、社内PCの電源を常にONにする必要がある為ひとりは出社する必要があります。
また、使用中は常に通信量がかかり、ポケットWifiなど通信容量に上限のある環境には不向きになります。

主なリモートデスクトップ環境
  • Windows10リモートデスクトップ機能
  • TeamViewer

直接サーバーへ VPN接続

PCからVPN接続で直接サーバーへアクセスし、閲覧、操作を行います。
社内PCを持ち帰った場合でもテレワーク用PCからでも接続可能で、最近は費用の安いサービスも増えて導入費用も安く抑えられます。
共有サーバーにデータを保存することで社内PCとテレワーク用PCの切り替えをスムーズに行えます。
また、リモートデスクトップと違い社内PCを経由しないため、社内PCの電源のON/OFFに囚われず業務を行えます。
注意点としては、ファイルをテレワーク用PCに保存するとデータが二分化されますので、共有サーバーを使用してデータが別れないように工夫する必要があります。

主なVPNサービス
  • NordVPN
  • ExpressVPN
  • CyberGhost
  • Surfshark

System Development テレワーク兼用
システムの開発

テレワークで問題になりやすいのは、その業務効率の悪さです。
様々なサービスが開発され「テレワークができる環境」を整える事は簡単になってきました。しかし、その業務効率は決して良くはなく、多くの企業で生産性を上げる改善が行われています。
マイクロマクロスでは、多数の企業、個人とリモートワークを行なってきた経験と業務効率化を導入してきた実績があり、それらを活かしたテレワーク兼用システムの開発を行っております。

出勤・退勤管理 勤怠管理機能

各テレワークスタッフがシステムにログインして「出勤」「退勤」「外出」「再入」など決まった出勤状況を報告できる機能です。
CSVデータの出力や現在の勤怠管理システムへの取り込みにも対応可能で、打刻機のない環境でも勤怠管理を行えます。

業務を管理 タスク管理機能

テレワークの業務効率化において「業務の共通認識」は非常に重要なものになります。
他の社員の現状に留まらず、前後の担当者の状況の把握すらも難しいのがテレワークであり、それらを一元管理して可視化できる機能がマイクロマクロスのタスク管理です。
様々なタスク管理サービスがありますが、多くのサービスで「時系列での管理」「担当者単位での管理」を苦手としていますが、マイクロマクロスのタスク管理ではカレンダー・ガントチャートでの表示や個人ToDoリスト、次期ToDoリストなど、業務効率に欠かせない便利な機能を搭載しております。

一目でわかる ガントチャート機能

現在進行している業務やこれから着手する業務が一目でわかるように、ガントチャートで表示できます。
1ヶ月や1週間、部署毎、担当者毎など、必要な業務に絞った形に表示を切り替えられます。
また、プロジェクトの各担当者が全容や前後の工程を事前に把握しながら進められますので、よりスムーズな業務進行を行えるようになります。

担当者レベルでも可視化 ToDoリスト機能

部署毎、担当者毎に、期間の業務一覧や直近で入ってくる業務のToDoリストを表示できます。
ガントチャートで全体的なスケジュールを把握しながら、本日の業務をToDoリストで把握することで、1日や1週間のスケジューリングを簡単に行えるようになります。

評価システムに使える 担当者別業務管理機能

担当者別の過去の業務リストも表示できますので、「どの社員が、期間中に、どのような業務を行なったのか」を表示、また、まとめてCSVに出力することができます。
また、タスク管理でその業務の目標工数や実際の工数、難易度、生産性(金額)などを設定でき、アカウントの権限で分けて表示することも可能ですので、評価制度への応用や教育方針、問題点の可視化など様々な面で役立つ情報を取得できます。

大人数へのファイル受け渡し ファイル共有機能

管理画面から共有フォルダへアップロードできる機能で、数クリックで業務に必要な資料・データを複数人のメンバーへ一斉に共有することができます。
Chatworkとの連動することで、ボタン一つでチャットグループへメッセージ(ファイルURLも含む)で通知することも可能です。
また、業務タスクにアップロードされたファイルURLが表示され、他のメンバーはクリックひとつでファイルを開くことができます。
フォルダ管理だけではわかりにくいファイル管理を、プロジェクト、日付、ファイル形式(拡張子)などで管理できますので、過去の資料もすぐにアクセスできるようになります。

より機能的に 外部サービスとの連動

マイクロマクロスのテレワーク兼用システムは、CHatoworkやGoogleDriveなど外部サービスとの連動も可能です。
テレワーク兼用システム内の情報をChatworkへメッセージで送ったり、テレワーク兼用システムからGoogleDriveへファイルをアップロードしてシステム内で管理を行ったり、より効率の良いシステム開発が行えます。
そのほかにも、APIを持ち合わせているサービスの殆どは連動可能ですので、より快適な環境を格安で提供することができます。